Primero
definiremos lo que es un método “es el modo ordenado y sistemático de proceder
para llegar a un resultado o fin determinado”
Existen
diversas formas de obtener la información que deberá contener el formulario de
análisis de puestos como las obligaciones, responsabilidades y actividades de
un puesto. El analista deberá examinar las ventajas y desventajas de cada una
de ellas y sus distintos grados de precisión, para seleccionar la que más le
convenga a su situación especial.
Algunos lineamientos para el análisis de puestos
Primero:
El análisis de puesto generalmente implica esfuerzo conjunto por parte de un
especialista de recursos humanos, el trabajador y el supervisor del empleado.
Segundo:
Un análisis de puestos casi siempre requiere que se recabe información de
varias personas familiarizadas con la posición (llamadas expertos en la
materia) como los propios trabajadores y supervisores.
Tercero:
Si algunos empleados realizan el mismo trabajo, la información para el análisis
de puestos se reúne de varios de ellos.
Analizaremos
a continuación algunos métodos de los más utilizados para llevar acabo la
elaboración del análisis de puestos.
Entrevistas
Son
métodos populares, que constituyen una manera efectiva de obtener información
sobre el puesto. El analista tendrá una lista de verificación a mano para no
omitir ningún aspecto esencial. Su contacto directo con el entrevistado le
permite explorar con facilidad puntos que no estarían claros de otra manera.
Hay
un amplio rango de entrevistas que van desde las no estructuradas (cuéntame
acerca de tu trabajo), hasta las muy estructuradas, en las que el analista de
puestos utiliza cuestionarios detallados para plantear las preguntas, como se
muestra en la siguiente imagen.
Los
gerentes pueden realizar entrevistas individuales con cada empleado, o grupales
o con conjuntos de empleados que tienen el mismo puesto.
Ventajas:
Los datos relativos a un cargo se obtienen de quienes lo conocen mejor, hay
posibilidad de analizar y aclarar todas las dudas, este es el de mejor calidad
y el que proporciona mayor rendimiento en el análisis, debido a la manera racional de reunir los datos.
Desventajas:
Una entrevista mal conducida puede llevar a
que el personal reaccione de modo negativo, no la comprenda ni acepte sus
objetivos, se pierde demasiado tiempo, si el analista de puestos no se prepara
bien para realizarla y esta tiene un costo elevado por que requiere de
analistas expertos y parálisis del trabajo del ocupante a cargo.
Grupos de expertos
Aun
que son costosos y de lenta ejecución, el método de recabar las opiniones de un
grupo de expertos reunidos para analizar un puesto permite llegar a resultados
de alta confiabilidad. Por lo general, el grupo se integra mediante
trabajadores con experiencia en el puesto y los supervisores inmediatos.
Cuestionarios
Otra
forma popular de pedir información, es pedir a los empleados que respondan
cuestionarios que describan las obligaciones y responsabilidades relacionadas
con su puesto.
Aquí
quien genera el cuestionario decide que tan estructurado será el cuestionario y
cuales preguntas se incluirán.
Algunos
cuestionarios son muy estructurados, por lo que el empleado recibe un
inventario de, tal vez, cientos de tareas y obligaciones específicas.
En
el otro extremo pueden ser abiertos: con ello se les pide a los empleados que
simplemente “describa las obligaciones de su puesto”.
También
un método más rápido y menos costoso son los cuestionarios electrónicos, se
distribuyen por correo electrónico con preguntas que permitan obtener un
análisis adecuado de un puesto
determinado o de varios. Aunque su precisión es inferior ya que algunas preguntas
no se comprenden bien.
Ventajas:
Es el método más económico, también es el que más personas abarca por su fácil
distribución, es ideal para analizar cargos de alto nivel.
Desventajas:
No se recomienda su aplicación en cargos de bajo nivel, en los cuales el
ocupante tiene dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito, exige
que se planee y se elabore con cuidado, tiende a ser superficial o
distorsionado en lo referente a la calidad de las respuestas escritas.
Observación directa
Esta
es especialmente útil cuando los puestos consisten sobre todo de actividades
físicas observables (por ejemplo: un trabajador de línea de montaje y un
auxiliar de contabilidad). Por otro lado, la observación no es apropiada cuando
el puesto conlleva una gran cantidad de actividad mental (abogado, ingeniero de
diseño): tampoco es útil si el empleado participa solo ocasionalmente en
actividades importantes.
A
menudo los gerentes utilizan la
observación directa y la entrevista en conjunto.
Ventaja:
Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se utiliza una sola fuente
(analista de puestos), no requiere que el ocupante de cargo deje de realizar su
labores, es esencial para aplicarlo en puestos sencillos y repetitivos y
correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la formula básica del
análisis de puestos (qué hace, cómo lo hace y por qué lo hace).
Desventajas:
La observación directa es lenta, costosa y cuando se aplica en gran escala
resulta menos precisa y confiable que las otras técnicas de obtención de datos.
Diarios y bitácoras de los participantes
Otro
método consiste en pedir a los trabajadores que lleven un diario o bitácora de lo que hacen durante el día. El
empleado registra por escrito cada una de las actividades que realiza (así como
el tiempo que tarda).
Lo
anterior proporciona un panorama muy completa del puesto en especial si se
complementa posteriormente con
entrevistas con el trabajador y su supervisor.
Análisis de puestos por internet
Estos
pueden ser una solución “el uso de la metodología en línea para encuestas,
incluyendo encuestas de análisis de puestos, se ha incrementado drásticamente
en los últimos años, en tanto la mayoría de las organizaciones eligen el uso de
internet o de intranet para reunir ese tipo de datos.
Combinaciones
Dado
que cada método muestra ventajas y desventajas, los analistas de puestos con
frecuencia se sirven de combinaciones de técnicas, utilizando dos o más de
manera simultánea
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